Help! Mijn projecten lopen op in kosten! Hoe voorkom ik dit?

Als het gaat om bouwprojecten lijken onvoorspelbare kosten en budgetoverschrijdingen nogal eens de norm te zijn. Hoe zorg je dat jouw project niet de financiële spuigaten uitloopt? In deze blog deelt Jody van Leeuwen, projectmanager en partner bij Topos, zijn inzichten en strategieën voor effectieve kostenbeheersing.

Tweeledige uitdaging

Er zijn twee belangrijke redenen waarom bouwprojecten vaak uitlopen op de kosten. Ten eerste kunnen marktomstandigheden onverwachts veranderen. Gebeurtenissen zoals de situatie in Oekraïne en het Midden-Oosten, de energiecrisis of de fluctuerende kosten van bouwmaterialen zijn externe factoren die aanzienlijke verstoringen kunnen veroorzaken. Ten tweede ontbreekt vaak een adequate bouwkostenbegeleiding.

Van grof naar fijn

Bij de start van een project of initiatief begin je normaal gesproken met het maken van een grove inschatting van wat je qua kosten allemaal tegen kunt komen. Op basis daarvan maak je een budget. Hoe verder het project vordert, hoe nauwkeuriger de begroting wordt. Hierbij is het essentieel om regelmatig terug te kijken. Zo kun je controleren of het budget nog steeds overeenkomt met de werkelijkheid of dat er afwijkingen zijn. Vaak zien wij dat in de beginfase een totaalbudget wordt vastgesteld, maar dat het lang duurt voordat er een gedetailleerde begroting komt. Als die dan eindelijk wordt opgesteld, blijkt deze vaak niet meer in lijn met de oorspronkelijke inschattingen. Een te lange periode tussen de initiële budgettering en de gedetailleerde begroting kan leiden tot budgetoverschrijdingen. Zo werk je van de grove schattingen in het begin naar fijne details in latere fasen. Het is dus belangrijk om bij elke stap in het proces te controleren of je nog op koers ligt en of er – nieuwe – externe factoren zijn waar je rekening mee moet houden.

De kracht van de 3B’s

Bij Topos hanteren we dan ook een drievoudige aanpak: budgetteren, begroten en bewaken. Deze drie B’s vormen een belangrijk onderdeel van succesvol kostenbeheer in projectmanagement. Deze drie aspecten moet je zorgvuldig organiseren en beheren. Gedurende de ontwerpfase van een project worden er steeds weer beslissingen genomen die de uiteindelijke kosten beïnvloeden. Het is cruciaal om iemand in het team te hebben die zich specifiek richt op de bouwkosten. Deze persoon beoordeelt of een keuze praktisch en economisch verantwoord is, en of deze binnen de kaders van het vastgestelde budget past. Let op: je project moet wel een beetje sjeu en allure hebben en mag niet kapot bezuinigd worden. Bij het toewijzen van het budget is het dan ook belangrijk om goed na te denken over welke onderdelen van het project een extra financiële investering waard zijn en welke best iets economischer kunnen.

Effectieve tools en methoden

De eerste stap van effectief kostenbeheer in bouwprojecten is het maken van een stichtingskostenraming. Dit is een methode waarmee alle kosten van een project in beeld worden gebracht om een compleet overzicht te krijgen. Het is belangrijk om niet alleen naar de directe bouwkosten te kijken, maar ook naar alle andere aspecten die bij het project komen kijken. Dit voorkomt dat je later in het proces wordt verrast door onvoorziene aanvullende kosten die van het bouwbudget af moeten. Vervolgens maak je ramingen in elke fase van het project. Elke fase vereist een andere benadering van de kostenraming, waarbij je van een grove schatting naar meer gedetailleerde begrotingen gaat. In de beginfase maak je elementenramingen, gevolgd door bouwdeelbegrotingen. Deze methodiek is cruciaal om niet vanaf het begin verloren te raken in de details, terwijl je aan het einde van het proces toch een nauwkeurige begroting hebt. Deze begroting kan vervolgens naast de begroting van de aannemer worden gelegd om te controleren of alles gerekend is. Zo krijg je inzicht in waar eventuele problemen of juist kansen liggen in het project.

Een unieke aanpak in bouwkostenbegeleiding

Wat ons als bureau onderscheidt, is onze uitgebreide expertise in bouwkostenbegeleiding. We verzorgen zelfs ramingen voor andere architectenbureaus, projectmanagementbureaus en gemeenten. Dit aspect van onze dienstverlening maakt dat veel opdrachtgevers steeds weer bij ons terugkomen. Wij zijn niet alleen in staat om nauwkeurige schattingen en ramingen te leveren, maar denken ook actief mee met onze klanten en maken inzichtelijk waar de kansen binnen een project liggen. Een meerwaarde die verder gaat dan het traditionele architectuurwerk.

Integraal Kindcentrum De Brink

Een succesvol voorbeeld van effectief kostenbeheer is ons project ‘IKC De Brink‘. Dit is een project dat we van begin tot eind begeleiden, waarbij we aan de start al een gedetailleerde stichtingskostenraming hebben opgesteld. De opdrachtgever gaf ons de specifieke opdracht om alle projectkosten nauwlettend in de gaten te houden. Dit gaat niet alleen om de directe bouwkosten, maar ook hun eigen kosten en aanvullende posten zoals tijdelijke huisvesting, het verplaatsen van een boom en asbestverwijdering. We hebben een totaaloverzicht gecreëerd van alle mogelijke kostenposten. Door vroeg in het proces budgetproblemen inzichtelijk en bespreekbaar te maken hebben we uiteindelijk zelfs de aannemer een opdracht kunnen geven zonder dat er nog een bezuinigingsslag nodig was.

Realistische budgettering en heldere communicatie

Natuurlijk hebben ook wij geen glazen bol en pakken situaties soms anders uit dan je verwacht. Maar met nauwkeurige inschattingen en transparante communicatie kom je heel ver.

Meer weten?

Geïnspireerd geraakt? Wij nodigen je uit om samen met ons te werken aan de ruimtelijke uitdagingen van morgen. Neem contact met ons op, we leren je graag kennen.

Wel geïnspireerd, nog geen concreet vraagstuk? Volg onze LinkedIn-pagina en blijf op de hoogte van het laatste nieuws.