Deadline gemist, budget overschreden? Zo verloopt een project wél volgens planning!

Deadline gemist, budget overschreden… Bij een project dat niet op de juiste manier wordt geleid, kan van alles misgaan. Gelukkig zijn er verschillende manieren om projecten wél binnen de afgesproken deadline en het beschikbare budget te realiseren.

GROTIK

Vraag een willekeurig bouwmanagementbureau hoe het ervoor zorgt dat bouwprojecten beheersbaar blijven, en algauw komt de term GROTIK om de hoek kijken. De afkorting staat voor Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit en je vindt ‘m in praktisch ieder projectplan terug. Natuurlijk hebben we ook bij Topos alle tools in huis om daarop te sturen, maar wij denken dat er meer aspecten zijn om rekening mee te houden.

Discussie

Als het gaat om sturen op budget, is het vooral belangrijk om van begin af aan een juist beeld te schetsen van de bouwkosten van een project, zegt Jody van Leeuwen. ‘Wij zullen nooit tegen de opdrachtgever zeggen dat we er later wel uitkomen met het geld. We gaan meteen al de discussie aan en zijn daarbij ook eerlijk over de kosten en de financiële haalbaarheid van het project.’

Moed

Geen gouden bergen dus, maar goudeerlijk advies. En dat vergt soms best wel wat moed, aldus Jody. ‘Je kunt natuurlijk van alles willen en heel mooie dingen bedenken, maar uiteindelijk moet een project natuurlijk wel betaalbaar zijn. En daar gaat het in de praktijk nogal eens mis, met alle gevolgen van dien. Maar als je achteraf moet gaan schaven, trekken en duwen, levert dat gewoon een kwalitatief minder goed plan op. Daarom geloven wij in helder en eerlijk communiceren.’

Juiste voorstelling

Goed budgetteren is niet eenvoudig. Bovendien rijzen de prijzen momenteel de pan uit, vanwege de grote vraag in de bouw. Jody: ‘Het is dus best lastig om rekening te houden met de huidige marktontwikkelingen. Maar als je vanaf het begin af aan zorgt dat budget en plan in overeenstemming zijn met elkaar, dan kun je in ieder geval een juiste voorstelling van zaken geven en voorkom je teleurstellingen achteraf.’

Van grof naar fijn

In iedere fase zijn er verschillende manieren om de bouwkosten te bepalen, vertelt hij. ‘We werken daarbij altijd van grof naar fijn. Wanneer er alleen nog een Programma van Eisen ligt, gaat het nog om een grove benadering, maar hoe meer er bekend is, hoe fijner we die ramingen en begrotingen kunnen opstellen. Ervaring speelt daarbij een belangrijke rol. We hebben volop vergelijkingsmateriaal, waardoor we in staat zijn accurate ramingen te maken.’

Vinger aan de pols

Ramen en begroten is één, maar sturen op kosten is eigenlijk nog belangrijker, vervolgt Jody. ‘Dat doen we al tijdens het ontwerpproces. Bij iedere keuze wordt vastgesteld of deze past in het budget. Door tijdens de rit de vinger aan de pols te houden, kun je vervelende verrassingen achteraf voorkomen.’ Bovendien moet je niet alleen rekening houden met investeringskosten, maar ook met levensduurkosten, meent Jody. ‘Als je kiest voor een goedkoop materiaal, heb je daar straks misschien veel onderhoud aan. Soms kun je door iets meer te investeren, uiteindelijk veel geld besparen.’

Planning en risico’s

Ook zorgvuldig plannen is van belang. ‘Aan het begin van een project stellen we een planning op, die gedurende het proces steeds wordt bijgesteld. We doen natuurlijk altijd onze uiterste best de planning te halen,’ zegt Jody. ‘Onze projectleiders zijn daarin heel gedreven. Bovendien maken we tegenwoordig naast een planning en budgetoverzicht steeds vaker ook een risico-inventarisatie, waarbij de risico’s in kaart worden gebracht. Dat maakt het mogelijk om tijdig acties uit te zetten om de risico’s te beheersen.’

Geen gouden bergen, wel goudeerlijk advies

Ook hier geldt dus weer: geen gouden bergen, maar een goudeerlijk advies. Jody: ‘We laten altijd duidelijk weten wat wel en niet haalbaar is. Zo weet iedereen exact waar hij aan toe is.’